Les mentions obligatoires d’une facture

Une facture n’est pas un récapitulatif de fin de mission. C’est un document comptable et fiscal, dont le contenu est fixé par deux textes : l’article L441-9 du code de commerce pour le volet commercial, et l’article 242 nonies A de l’annexe II du code général des impôts pour le volet fiscal. Voici ce qu’elle doit contenir, dans l’ordre où on la lit — et ce que coûte un oubli.

Ce que coûte une mention manquante

Commençons par là, parce que c’est ce qui décide du soin qu’on y met.

Côté fiscal, chaque omission ou inexactitude est sanctionnée par une amende de 15 € (article 1737 du CGI). Le montant paraît dérisoire, mais il se compte par mention et par facture : une série de deux cents factures auxquelles il manque trois mentions, et l’addition change de nature. L’amende est toutefois plafonnée au quart du montant de la facture concernée.

Côté commercial, le manquement aux règles de facturation expose à une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale, portée au double en cas de nouvelle infraction dans les deux ans (article L441-9 du code de commerce).

Et il y a un troisième coût, moins spectaculaire mais plus fréquent : une facture incomplète peut être contestée par le client, qui en fait un motif pour ne pas payer. Une mention manquante, c’est souvent trois semaines de trésorerie en moins.

La liste, bloc par bloc

1. Qui facture

En haut de la facture, votre identité, complète :

• Nom ou raison sociale. Un entrepreneur individuel doit faire suivre son nom de la mention « Entrepreneur individuel » ou de son sigle « EI », depuis la réforme du statut entrée en vigueur en 2022.
• Forme juridique et capital social pour une société : SAS, SARL, SASU, suivie du montant du capital.
• Adresse du siège social, et adresse de l’établissement si elle diffère.
• Numéro SIREN ou SIRET.
• Numéro RCS et ville du greffe pour un commerçant, numéro au répertoire des métiers pour un artisan.
• Numéro de TVA intracommunautaire, si vous êtes assujetti.

2. À qui

• Raison sociale du client, ou nom et prénom s’il s’agit d’un particulier.
• Adresse de facturation, et adresse de livraison si elle est différente.
• Numéro de TVA intracommunautaire du client : obligatoire pour un professionnel assujetti dès que la facture dépasse 150 € hors taxes, et pour toute opération intracommunautaire.

3. Le numéro et les dates

• Le numéro de facture, unique, fondé sur une séquence chronologique et continue : pas de trou, pas de doublon, pas de retour en arrière. C’est la mention que l’administration regarde en premier, parce qu’un numéro manquant dans une série suggère une vente disparue. Le sujet mérite à lui seul un article complet.
• La date d’émission de la facture.
• La date de la vente ou de la prestation : la date de livraison effective ou de fin d’exécution, lorsqu’elle diffère de la date d’émission.

4. Ce qui est vendu

Une ligne par bien ou prestation, avec :

• la désignation précise : nature, marque, référence pour un produit ; matériaux fournis et main-d’œuvre pour une prestation. « Prestation » ou « Forfait » tout seul ne suffit pas — ce qui a été vendu doit être identifiable par un tiers ;
• la quantité et l’unité (heure, jour, pièce, kilogramme) ;
• le prix unitaire hors taxes ;
• le taux de TVA applicable à la ligne ;
• les réductions de prix acquises à la date de la vente et directement liées à l’opération : remises, rabais, ristournes.

5. Les totaux et la TVA

• Total hors taxes.
• Montant de la TVA par taux, avec la base correspondante. Si vos lignes mélangent 20 %, 10 % et 5,5 %, la facture doit afficher une ligne de TVA par taux — un montant global ne suffit pas.
• Total toutes taxes comprises.

6. Quand et comment on paie

Ces mentions ne concernent que les factures adressées à un client professionnel.

• La date d’échéance. Entre professionnels, le délai est de 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation, sauf accord contraire. Un délai négocié ne peut pas dépasser 60 jours nets à compter de la date d’émission, ou 45 jours fin de mois.
• Le taux des pénalités de retard. Il ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. À défaut de stipulation dans le contrat, c’est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points qui s’applique.
• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due de plein droit dès le premier jour de retard.
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé — ou la mention explicite qu’aucun escompte n’est accordé.

Les mentions qui dépendent de votre situation

Celles-ci ne s’appliquent pas à tout le monde, mais leur oubli est la cause la plus fréquente de facture non conforme.

Ce que l’on croit obligatoire et qui ne l’est pas

Autant de temps gagné :

• Le logo. Aucun texte ne l’impose. Une facture sans logo est parfaitement valable.
• Le tampon et la signature. Ni l’un ni l’autre n’ont de valeur juridique particulière sur une facture. Ils ne la rendent ni plus ni moins opposable.
• La mention « Facture acquittée ». Utile commercialement, elle n’est pas obligatoire.
• Les conditions générales de vente au dos. Elles doivent être communicables, pas imprimées sur la facture.
• Deux exemplaires papier. La facture doit exister en double — un pour le client, un pour vous — mais le PDF que vous archivez tient lieu d’exemplaire vendeur.

Quand la facture est-elle obligatoire ?

Entre professionnels, toujours : l’article L441-9 du code de commerce impose la facture pour toute vente de biens ou prestation de services.

Envers un particulier, c’est plus nuancé. La facture s’impose notamment pour les ventes à distance, pour les prestations de services dont le montant dépasse 25 € TTC, pour les travaux immobiliers, et dans tous les cas dès que le client la demande. En dehors de ces situations, une note ou un ticket de caisse suffit. En pratique, beaucoup d’indépendants facturent systématiquement : c’est plus simple que de tenir deux régimes en parallèle.

Une facture émise ne se modifie pas

C’est la règle qui surprend le plus, et elle découle directement de l’obligation de numérotation continue. Une fois la facture transmise au client, on ne la corrige pas et on ne la supprime pas : on émet un avoir, qui annule tout ou partie du document initial en y faisant référence de manière précise. L’article 289 du CGI assimile d’ailleurs à une facture tout document rectificatif qui désigne la facture d’origine de façon spécifique et non équivoque.

Le mécanisme, les mentions et un exemple chiffré sont détaillés dans l’article consacré à la facture d’avoir.

Combien de temps les conserver

Deux durées se superposent, et c’est la plus longue qui s’applique en pratique :

• dix ans au titre des obligations comptables (article L123-22 du code de commerce) ;
• six ans au minimum au titre du droit de reprise de l’administration fiscale (article L102 B du livre des procédures fiscales).

La version électronique a la même valeur que le papier, à condition que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document soient garanties pendant toute la durée de conservation.

En pratique

Rien de tout cela n’est difficile ; c’est simplement long à vérifier à chaque facture. C’est exactement ce qu’un logiciel doit prendre en charge : les mentions issues de vos réglages s’ajoutent seules, la ventilation de la TVA se calcule, la numérotation ne peut pas être cassée, et une facture émise se verrouille.

Pour voir le document que cela donne, vous pouvez remplir une facture en ligne sans créer de compte, ou partir d’un modèle de facture déjà structuré.