Pénalités de retard et indemnité de 40 € : ce qu’il faut écrire sur la facture

Ce sont les deux lignes qu’on recopie sans les lire, en bas de la facture. Elles sont pourtant obligatoires dès que le client est un professionnel, et leur absence est sanctionnée au même titre qu’un SIREN manquant. Surtout, elles décident de ce que vous pourrez réclamer le jour où la facture n’est pas payée.

Ce que la loi impose exactement

L’article L441-9 du code de commerce impose de faire figurer sur toute facture entre professionnels trois éléments relatifs au règlement :

1. la date à laquelle le règlement doit intervenir ;
2. le taux des pénalités exigibles le jour suivant cette date ;
3. le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixé à 40 € ;

auxquels s’ajoutent les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé — ou la mention explicite qu’aucun escompte n’est accordé.

Ces mentions ne s’appliquent pas aux factures adressées à un particulier : la relation avec un consommateur relève d’un autre régime.

Quel taux choisir

Le taux est libre, dans une fourchette encadrée par le bas.

• Le plancher : il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.
• Le taux par défaut : si votre contrat ou vos conditions générales ne prévoient rien, c’est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points qui s’applique de plein droit.

Le taux directeur de la BCE évoluant deux fois par an pour ce calcul, beaucoup d’entreprises préfèrent la formule « trois fois le taux d’intérêt légal » : elle reste valable sans qu’il faille réécrire ses factures à chaque révision.

À partir de quand elles courent

Les pénalités sont dues dès le jour suivant la date d’échéance, et de plein droit : aucun rappel, aucune mise en demeure n’est nécessaire pour qu’elles commencent à courir.

La date d’échéance, elle, découle du délai de paiement. Entre professionnels, en l’absence d’accord, ce délai est de 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation. Un délai négocié ne peut pas dépasser 60 jours nets à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois.

Comment les calculer

La formule est simple :

Pénalités = montant TTC impayé × taux annuel × (nombre de jours de retard ÷ 365)

Prenons une facture de 3 600 € TTC, échue depuis 45 jours, avec un taux de pénalités de 12 % par an.

Les pénalités se calculent sur le montant toutes taxes comprises, et elles ne sont pas elles-mêmes soumises à la TVA : elles indemnisent un préjudice, elles ne rémunèrent pas une prestation.

L’indemnité de 40 €, en détail

Trois précisions qui reviennent souvent :

• elle est due par facture impayée, une seule fois — pas par jour de retard, pas par relance ;
• elle s’ajoute aux pénalités, elle ne s’y substitue pas ;
• si vos frais de recouvrement réels dépassent 40 € — honoraires d’un cabinet de recouvrement, frais d’huissier — vous pouvez demander une indemnisation complémentaire, sur justificatifs.

Ce que vous risquez à les omettre

L’absence de ces mentions expose à une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale, portée au double en cas de nouvelle infraction dans les deux ans.

Le risque pratique est différent et plus immédiat : une pénalité qui n’a jamais figuré sur la facture est beaucoup plus difficile à réclamer. Les conditions du règlement doivent avoir été portées à la connaissance du client — c’est précisément la fonction de la mention.

Les réclamer, vraiment

Beaucoup d’indépendants les font figurer sans jamais les appliquer. C’est un choix défendable commercialement, mais il vaut mieux qu’il soit conscient. Si vous décidez de les réclamer :

1. Une relance écrite qui rappelle la date d’échéance, le montant dû, et annonce le décompte des pénalités. Un courriel daté suffit à cette étape.
2. Une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, chiffrant les pénalités et l’indemnité de 40 €.
3. Une injonction de payer devant le tribunal compétent, procédure écrite et peu coûteuse, ou une assignation si la créance est contestée.

Un point à connaître : les pénalités sont acquises dès le retard, mais comptablement, on ne les enregistre en produit qu’au moment où elles sont réclamées. Les faire figurer dans vos comptes sans les avoir jamais demandées n’a pas de sens.

En pratique

Ces trois mentions ne changent jamais d’une facture à l’autre. Elles ont vocation à être écrites une fois dans vos réglages, puis reprises automatiquement en bas de chaque document — c’est le seul moyen de ne pas les oublier sur la facture qui comptera.

Pour le reste des mentions d’une facture, voir la liste complète ; pour produire une facture qui les porte déjà, le modèle à remplir en ligne.